엑셀 인쇄영역 나누기 원하는 부분만 출력하는 방법

얼마 전 길게 작성한 엑셀 표를 인쇄했는데, 맨 오른쪽 메모 열 때문에 종이가 한 장 더 나왔어요. 화면에서는 한눈에 들어오던 표도 출력하면 엉뚱한 곳에서 끊기곤 하죠. 이럴 때 필요한 작업이 엑셀 인쇄영역 나누기입니다. 다만 ‘어느 셀을 출력할지’와 ‘어디서 다음 장으로 넘길지’는 서로 다른 설정이라, 목적에 맞게 골라야 종이를 아낄 수 있습니다.

먼저 인쇄 영역과 페이지 나누기를 구분해요

인쇄 영역은 출력할 셀의 범위를 정하는 기능입니다. 예를 들어 A1부터 H40까지 있는 판매표에서 A1부터 F40까지만 필요하다면, 그 범위만 인쇄 영역으로 지정하면 됩니다. G열과 H열의 메모는 인쇄 대상에서 빠져요.

반면 페이지 나누기는 출력 대상 안에서 종이를 어디서 끊을지 정합니다. A1부터 F40까지 모두 출력하되 1~20행은 첫 장, 21~40행은 다음 장에 담고 싶을 때 쓰는 기능이죠. 특정 셀을 아예 빼고 싶다면 인쇄 영역을, 표의 이어지는 위치를 바꾸고 싶다면 페이지 나누기를 설정하면 됩니다. Microsoft 지원 안내에서도 여러 인쇄 영역은 각각 별도로 인쇄되고, 페이지 나누기는 워크시트를 인쇄 페이지로 구분한다고 설명합니다.

떨어진 표를 각각 인쇄 영역으로 지정하는 방법

같은 시트에 월별 매출표와 비용표가 떨어져 있다고 해볼게요. 매출표는 A1:F18, 비용표는 A24:F40에 있고 중간의 설명이나 계산 셀은 출력할 필요가 없는 상황입니다. 두 표를 각각 선택하면 필요한 부분만 인쇄할 수 있어요.

• 첫 번째로 출력할 셀 범위를 마우스로 드래그해 선택합니다.
• Ctrl 키를 누른 채 두 번째 셀 범위를 선택합니다.
• 상단의 ‘페이지 레이아웃’ 탭에서 ‘인쇄 영역’을 누르고 ‘인쇄 영역 설정’을 선택합니다.
• ‘파일’ → ‘인쇄’에서 각 표가 어떻게 배치되는지 미리 봅니다.

서로 떨어진 범위는 각각 별도의 인쇄 영역이 됩니다. 그래서 작은 표 두 개라도 한 장에 나란히 모이는 방식이 아니라 별도 페이지에서 시작합니다. 각 범위가 종이 한 장보다 크면 그 영역 자체가 여러 장으로 이어질 수도 있어요. 실제 인쇄 페이지 수는 반드시 미리 보기에서 확인하는 편이 좋습니다.

이미 인쇄 영역을 지정했다면 새 범위를 선택한 뒤 ‘페이지 레이아웃’ → ‘인쇄 영역’ → ‘인쇄 영역에 추가’를 누를 수도 있습니다. 기존 영역과 붙어 있는 셀을 추가하면 범위가 넓어지고, 떨어진 셀을 추가하면 새로운 인쇄 영역이 생깁니다. 나중에 시트 전체를 출력해야 한다면 같은 메뉴에서 ‘인쇄 영역 지우기’를 선택하세요. 이때 설정된 인쇄 영역이 모두 지워집니다.

한 표를 원하는 행에서 다음 장으로 넘기는 방법

표는 하나인데 중간에서 장을 나누고 싶을 때는 페이지 나누기를 씁니다. 예를 들어 20행까지 첫 장에 넣고 21행부터 새 장에서 시작하려면 21행의 행 번호를 선택하세요. 이어서 ‘페이지 레이아웃’ → ‘나누기’ → ‘페이지 나누기 삽입’을 누르면 됩니다. 열을 기준으로 나누고 싶다면 다음 장의 첫 열을 선택한 뒤 같은 메뉴를 사용합니다. 가령 F열부터 다음 장으로 넘기려면 F열을 선택하는 식이에요.

경계가 어디에 놓였는지 바로 보고 싶다면 ‘보기’ → ‘페이지 나누기 미리 보기’를 열어보세요. 인쇄될 페이지에 번호가 표시되고, 경계선을 끌어 위치를 조절할 수 있습니다. Microsoft 지원 안내에 따르면 점선은 엑셀이 자동으로 넣은 나누기, 실선은 수동으로 넣은 나누기입니다. 선을 옮긴 뒤에는 다시 인쇄 화면에서 글씨 크기와 페이지 순서를 확인하면 됩니다.

여기서 한 가지 걸리는 부분이 있어요. 인쇄 설정을 ‘한 페이지에 시트 맞추기’처럼 지정해 두면 수동 페이지 나누기가 기대한 대로 적용되지 않을 수 있습니다. 두 장으로 나누려는데 계속 한 장에 작게 들어간다면 인쇄 화면의 배율 설정을 먼저 확인하세요. 표가 너무 작게 찍힐 때도 배율, 용지 방향, 여백을 함께 살피는 게 빠릅니다.

출력 전에 이것만 확인하면 재인쇄가 줄어요

설정을 끝냈다면 Ctrl+P로 인쇄 미리 보기를 열고 첫 장부터 마지막 장까지 넘겨보세요. 표의 제목 행이 다음 장에서 사라지지는 않았는지, 오른쪽 끝 열만 따로 한 장에 밀려나지는 않았는지 확인하는 겁니다. 특히 열이 한두 개 때문에 잘린다면 가로 방향으로 바꾸거나 열 너비를 조금 줄이는 것만으로 해결될 때가 많아요.

인쇄 영역을 지정한 파일은 저장 후 다시 열어도 그 설정이 남습니다. 그래서 다음에 시트 전체를 인쇄할 때 일부만 나오는 일이 생길 수 있어요. 그럴 때는 인쇄 영역을 지우거나 인쇄 화면에서 인쇄 영역을 무시하는 설정을 확인하면 됩니다. 다른 프린터로 출력하면 페이지 경계가 달라질 수도 있으니, 최종 출력 기기에서 미리 보기를 한 번 더 확인하는 습관이 마음 편합니다.

저는 표를 출력할 때 먼저 필요한 셀을 고르고, 그다음 장이 넘어가는 위치를 조절합니다. 이 순서로 하면 ‘왜 이 열이 빠졌지?’와 ‘왜 종이가 한 장 더 나왔지?’를 따로 판단할 수 있어 작업이 훨씬 수월하더라고요.