무료 오피스 내 작업에 맞게 고르는 방법

얼마 전 지인이 이력서 파일을 고치려다가 오피스 프로그램이 설치돼 있지 않아 난감해하더라고요. 문서 한 장 수정하려고 바로 유료 구독을 시작하기는 부담스럽죠. 다행히 무료 오피스만으로도 글쓰기, 가계부 작성, 간단한 발표 자료 만들기는 충분히 할 수 있습니다. 다만 어떤 파일을 주로 다루는지에 따라 편한 선택이 달라집니다.

먼저 설치형과 웹형 중에서 고르기

인터넷 연결이 불안정한 곳에서 오래 작업한다면 컴퓨터에 설치하는 프로그램이 편합니다. 반대로 집과 회사 컴퓨터를 오가거나 여러 사람이 같은 문서를 고쳐야 한다면 브라우저에서 쓰는 웹형이 잘 맞습니다. 무료라는 말만 보고 고르기보다 작업 장소와 파일 공유 방식을 먼저 떠올려보면 선택이 쉬워져요.

예를 들어 혼자 여행 경비표를 만들고 노트북에 보관한다면 설치형이 간단합니다. 동아리 회비를 여러 사람이 함께 기록한다면 웹형 스프레드시트가 훨씬 편하고요. 웹형은 대개 계정 로그인이 필요하고, 파일이 온라인 저장 공간에 보관된다는 점도 확인하는 게 좋습니다.

무료로 쓸 만한 오피스 네 가지

리브레오피스는 설치형 무료 오피스입니다. 문서 작성용 라이터, 표 계산용 캘크, 발표 자료용 임프레스를 쓸 수 있고 윈도와 맥, 리눅스를 지원합니다. 인터넷 없이 작업하는 시간이 길거나 파일을 컴퓨터에 직접 보관하고 싶을 때 어울립니다. 리브레오피스 안내에 따르면 워드·엑셀·파워포인트 파일 형식도 열고 저장할 수 있습니다.

구글 문서·스프레드시트·프레젠테이션은 함께 작업할 때 편합니다. 친구와 여행 계획표를 만들면서 각자 예산과 일정을 동시에 적는 식이죠. 댓글을 남기거나 수정 내용을 확인하기도 쉽습니다. 오프라인 작업도 가능하지만, 구글 도움말에 따르면 인터넷이 연결돼 있을 때 미리 오프라인 사용을 설정하고 필요한 파일을 저장해 둬야 합니다.

마이크로소프트 365의 무료 웹 버전은 익숙한 워드, 엑셀, 파워포인트 화면을 쓰고 싶을 때 좋은 출발점입니다. 마이크로소프트 계정으로 로그인해 브라우저에서 사용할 수 있고, 무료 계정에는 온라인 저장 공간 5GB가 제공됩니다. 다만 무료로 제공되는 것은 웹 앱이며, 컴퓨터에 설치하는 정식 데스크톱 앱은 포함되지 않습니다.

한글 파일을 자주 받는다면 한컴독스도 확인할 만합니다. 한컴 안내에 따르면 무료 요금제로 웹과 모바일 오피스를 사용할 수 있고 저장 공간은 2GB입니다. 무료 요금제에서 컴퓨터용 한컴오피스는 편집 프로그램이 아닌 뷰어로 제공되니, 설치형 한글 프로그램을 기대했다면 이 차이를 알아두는 편이 좋습니다.

문서 호환성은 짧은 파일로 먼저 확인하기

무료 오피스에서 파일이 열린다고 해서 화면 배치까지 항상 똑같은 것은 아닙니다. 특히 표가 많은 계약서, 특수 글꼴을 쓴 이력서, 애니메이션이 들어간 발표 자료는 프로그램을 바꾸면 모양이 달라질 수 있어요. 리브레오피스도 복잡한 마이크로소프트 오피스 문서는 일부 서식이 다르게 표시될 수 있다고 안내합니다.

중요한 파일이라면 원본을 복사한 뒤 복사본으로 시험해 보는 게 안전합니다. 문서를 열어 제목과 표의 줄바꿈을 확인하고, 저장한 파일을 다시 열어 한 번 더 확인하면 됩니다. 다른 사람에게 보여주기만 할 자료라면 최종본을 PDF로 내보내는 방법도 편합니다. 상대가 내용을 계속 수정해야 한다면 PDF와 편집 가능한 원본 파일을 함께 전달할 수 있고요.

엑셀 파일도 숫자만 보지 말고 수식 결과와 차트를 함께 확인하세요. 복잡한 매크로나 회사에서 지정한 서식이 들어 있다면 원래 사용하던 프로그램에서 최종 확인을 받는 편이 안전합니다. 간단한 가계부와 복잡한 업무 파일은 필요한 호환성의 수준이 다르니까요.

처음 시작할 때는 이렇게 써보기

• 혼자 쓰고 인터넷 없이 작업할 일이 많다면 리브레오피스를 설치해 간단한 문서부터 만들어 봅니다.
• 여러 사람이 동시에 수정한다면 구글 문서나 스프레드시트에서 공유 권한을 설정합니다.
• 워드나 엑셀 화면이 익숙하다면 마이크로소프트 365 웹 버전으로 기존 파일을 열어 봅니다.
• 한글 파일을 자주 받는다면 한컴독스 무료 요금제의 웹 편집 기능이 필요한 작업에 맞는지 확인합니다.

처음부터 여러 서비스를 옮겨 다닐 필요는 없습니다. 평소 자주 쓰는 파일 하나를 골라 열고, 수정하고, 다시 저장하는 데까지 해보면 금방 감이 옵니다. 제 경우에는 혼자 쓰는 문서는 설치형이 편하고, 다른 사람과 의견을 주고받는 문서는 웹형이 손이 덜 가더라고요. 무료 오피스도 내 작업 방식에 맞춰 고르면 꽤 오래 만족스럽게 쓸 수 있습니다.