워드 목차 넣는법 제목 스타일만 알면 쉬워요

얼마 전 긴 보고서를 고치다가 목차의 페이지 번호를 하나씩 다시 적은 적이 있어요. 본문에 문단을 추가할 때마다 뒤쪽 페이지가 밀리니 꽤 번거롭더라고요. 워드에서는 제목 스타일을 먼저 지정하고 자동 목차를 넣으면 이런 일을 줄일 수 있습니다. 처음에는 메뉴가 낯설어도 순서대로 따라가면 어렵지 않아요.

목차를 넣기 전에 제목부터 지정하기

워드 목차 넣는법에서 가장 중요한 건 글씨 크기나 굵기가 아니라 ‘제목 스타일’이에요. 소제목을 크게 만들고 굵게 표시했더라도 스타일이 ‘표준’으로 남아 있으면 자동 목차에 나타나지 않을 수 있습니다. 워드는 문서에 지정된 제목 스타일을 읽어 목차 항목을 만들기 때문이에요.

먼저 목차에 넣을 문장을 클릭하거나 선택하세요. 상단의 ‘홈’ 탭에서 ‘스타일’을 찾은 뒤 큰 단락 제목에는 ‘제목 1’, 그 아래 항목에는 ‘제목 2’를 적용합니다. 더 세부적인 항목이 꼭 필요할 때만 ‘제목 3’을 쓰면 돼요. 예를 들어 보고서의 ‘조사 방법’이 제목 1이라면, 그 아래 ‘설문 대상’과 ‘조사 기간’은 제목 2로 두는 식입니다.

여기서 자주 헷갈리는 게 문서 맨 앞의 큰 제목이에요. 보고서 이름까지 목차에 넣고 싶지 않다면 그 문장에는 ‘제목 1’ 대신 문서 제목에 맞는 별도 스타일을 쓰는 편이 편합니다. 반대로 목차에 들어가야 할 소제목이라면 모양만 손보지 말고 제목 스타일을 지정해야 해요.

자동 목차를 문서 앞에 넣는 순서

제목 스타일을 지정했다면 목차가 들어갈 자리에 커서를 놓습니다. 보통 표지 다음 페이지나 본문 시작 전 빈 공간을 사용해요. 그런 다음 상단의 ‘참조’ 탭에서 ‘목차’를 누르고 ‘자동 목차’ 형식 중 하나를 고르면 됩니다. 워드가 제목과 페이지 번호를 읽어 목차를 만들어 줍니다.

• 본문의 큰 단락과 작은 단락에 제목 스타일을 적용합니다.
• 목차를 표시할 위치에 커서를 놓습니다.
• ‘참조’ → ‘목차’에서 자동 목차 형식을 선택합니다.
• 나타난 항목과 페이지 번호가 본문과 맞는지 확인합니다.

목차 메뉴에 ‘수동 목차’도 보이는데, 편집이 이어질 문서라면 자동 목차가 편해요. 수동 목차는 항목을 직접 입력하는 형식이라 본문의 제목을 고쳐도 그 내용을 자동으로 반영하지 않습니다. 웹용 워드에서도 목차를 삽입할 수 있지만, 화면에 보이는 메뉴 이름과 위치는 사용하는 버전에 따라 조금 다를 수 있어요. 메뉴가 바로 보이지 않으면 ‘참조’ 탭의 목차 항목을 찾아보면 됩니다.

제목이나 페이지가 바뀌면 목차 업데이트하기

자동 목차를 넣었다고 해서 편집 내용이 화면에 매번 즉시 반영되는 건 아니에요. 중간에 그림 한 장을 넣거나 문단을 늘린 뒤에는 목차를 업데이트해야 페이지 번호가 맞습니다. 목차 안을 클릭한 다음 ‘목차 업데이트’를 선택하거나, 목차를 마우스 오른쪽 버튼으로 눌러 업데이트 메뉴를 열 수 있어요.

이때 두 가지 선택지가 나옵니다. 본문 제목은 그대로이고 페이지 위치만 달라졌다면 ‘페이지 번호만 업데이트’를 고르면 됩니다. 소제목을 새로 넣었거나 이름을 바꾸고 순서를 옮겼다면 ‘전체 목차 업데이트’를 선택하세요. 마이크로소프트의 워드 안내에서도 페이지 번호만 갱신하면 제목 글자의 변경은 반영되지 않는다고 설명합니다.

가령 ‘자료 수집’을 ‘자료 모으기’로 바꿨는데 목차에는 예전 이름이 남아 있다면 전체 업데이트가 필요해요. 문서를 PDF로 저장하거나 인쇄하기 직전에도 한 번 업데이트하고 페이지를 훑어보는 게 좋습니다. 마지막에 표나 사진을 옮기면서 페이지가 달라지는 일이 생각보다 흔하거든요.

목차에 제목이 빠지거나 너무 많이 나올 때

특정 소제목이 목차에서 빠졌다면 먼저 본문에서 그 문장을 클릭해 적용된 스타일을 확인하세요. ‘표준’으로 되어 있거나 글씨만 굵게 처리된 경우가 많습니다. ‘제목 1’이나 ‘제목 2’로 바꾼 뒤 전체 목차 업데이트를 하면 나타나는지 확인할 수 있어요.

반대로 짧은 안내 문장까지 목차에 들어갔다면 그 문장에 제목 스타일이 지정됐는지 살펴보세요. 목차에 넣지 않을 문장은 ‘표준’처럼 일반 본문용 스타일로 바꾸면 됩니다. 제목 3까지 넣었더니 목록이 너무 길어지는 경우에는 ‘참조’ → ‘목차’ → ‘사용자 지정 목차’에서 표시할 제목 수준을 줄일 수 있어요. 페이지 번호 표시나 점선 모양도 같은 곳에서 조절할 수 있습니다.

처음부터 모든 소제목을 촘촘히 넣을 필요는 없어요. 읽는 사람이 큰 흐름을 찾기 쉬운 정도로 제목 1과 제목 2를 먼저 배치해 보세요. 문서가 길어져도 제목 구조가 잡혀 있으면 목차를 고치는 시간이 훨씬 줄어듭니다.