pdf 서명 넣는 방법 PC와 휴대폰에서 쉽게 하기

얼마 전 신청서 한 장을 보내려는데 마지막 칸에 서명이 필요했다. 프린터로 뽑아 펜으로 쓰고 다시 스캔해야 하나 싶었지만, PDF 파일에 바로 서명을 넣으니 훨씬 간단했다. 사용하는 기기에 따라 메뉴 이름만 조금 다를 뿐, 서명을 만든 뒤 원하는 자리에 놓고 저장하는 흐름은 비슷하다.

서명하기 전에 파일부터 확인하기

먼저 받은 파일이 PDF인지 확인한다. 파일 이름 끝이 .pdf라면 그대로 열면 된다. 문서에 이름과 날짜를 적는 칸도 있다면 서명보다 먼저 채우는 편이 편하다. 서명을 넣은 뒤에 다른 내용을 고치려다 위치가 어긋나는 일을 줄일 수 있기 때문이다.

원본 파일은 복사해 두는 게 좋다. 예를 들어 ‘신청서.pdf’를 열었다면 완성본은 ‘신청서_서명완료.pdf’처럼 다른 이름으로 저장한다. 특히 여러 페이지짜리 계약서는 마지막 장에만 서명 칸이 있는 경우가 많다. 작업 전에 페이지 수와 서명 위치를 한 번 확인하면 빠뜨릴 일이 적다.

윈도우 PC에서 Adobe Acrobat Reader로 서명 넣기

윈도우에서 가장 따라 하기 쉬운 방법 중 하나는 Adobe Acrobat Reader를 쓰는 것이다. PDF를 연 다음 도구 모음의 ‘서명’ 아이콘이나 ‘작성 및 서명’ 메뉴를 찾는다. 화면 구성에 따라 메뉴 위치가 다를 수 있으니, 서명 아이콘이 바로 보이지 않으면 도구 목록을 열어 보면 된다.

• PDF를 열고 ‘작성 및 서명’ 또는 서명 아이콘을 선택한다.
• ‘서명 추가’를 누른 뒤 이름 입력, 마우스로 그리기, 서명 이미지 가져오기 중 하나를 고른다.
• ‘적용’을 누르고 문서의 서명 칸을 클릭해 배치한다.
• 크기와 위치를 확인한 다음 다른 이름으로 저장한다.

이름을 입력하는 방식은 가장 빠르다. 평소 쓰는 필체를 살리고 싶다면 마우스로 직접 그리거나 종이에 쓴 서명을 사진으로 찍어 가져올 수 있다. 사진을 쓸 때는 흰 종이에 진한 펜으로 쓰고, 그림자 없이 밝게 촬영하면 배경이 덜 거슬린다. Adobe 안내에 따르면 Reader에서는 입력, 그리기, 이미지 가져오기 방식으로 서명을 만들 수 있다.

서명을 배치할 때는 인쇄된 안내 문구나 날짜 칸을 가리지 않도록 한다. 화면에서 작아 보여도 받는 사람이 확대하거나 인쇄하면 꽤 크게 보일 수 있다. 저장한 파일을 다시 열어 서명과 나머지 내용이 함께 표시되는지 확인하면 안심할 수 있다.

맥과 휴대폰에서는 이렇게 넣기

맥이라면 기본 앱인 ‘미리보기’로도 가능하다. PDF를 미리보기에서 열고 ‘마크업’ 버튼을 누른 뒤 ‘서명’ 버튼을 선택한다. 트랙패드에 손가락으로 그리거나, 종이에 쓴 서명을 카메라로 인식시킬 수 있다. 근처의 iPhone이나 iPad로 서명을 만드는 방법도 Apple이 안내하고 있다. 만든 서명을 클릭해 문서에 넣고, 위치와 크기를 맞춘 뒤 저장하면 된다.

아이폰에서는 PDF를 연 앱에서 ‘마크업’ 기능을 찾는다. 마크업의 추가 버튼을 누르고 서명을 선택해 손가락으로 쓴 다음, 문서의 알맞은 자리에 옮긴다. 서명을 누른 상태에서 위치를 조절하고 모서리의 조절점을 움직여 크기를 맞출 수 있다. 파일을 보낸 뒤에야 서명이 너무 작다는 걸 발견하기 쉬우니, 저장 전 화면을 확대해 보는 편이 좋다.

안드로이드폰에서는 Adobe Acrobat Reader 모바일 앱을 이용할 수 있다. PDF를 열고 ‘작성 및 서명’ 도구에서 서명을 만든 뒤 서명 칸에 배치한다. Adobe는 모바일 Acrobat의 양식 작성과 서명을 무료 기능으로 안내한다. 다만 앱 버전에 따라 버튼 위치나 표시 문구가 달라질 수 있다.

예전에 쓰던 별도 ‘Adobe Fill & Sign’ 앱을 찾고 있다면 Acrobat Reader 모바일 앱을 확인하면 된다. Adobe는 해당 별도 앱의 지원을 종료하고 서명 기능을 Acrobat Reader로 옮겼다고 안내한다.

보내기 전에는 서명 종류와 저장 상태 확인하기

서명 그림을 문서에 얹는 방식과 인증서로 서명하는 방식은 용도가 다르다. 단순 신청서나 확인서라면 앞에서 설명한 서명 추가 방식으로 충분한 경우가 많다. 반면 제출처가 ‘디지털 서명’이나 ‘인증서 기반 서명’을 명시했다면 요구한 절차를 따라야 한다. Adobe에 따르면 인증서 기반 디지털 서명은 서명자의 신원과 문서 변경 여부를 확인하는 데 쓰인다.

서명이 잘 안 들어간다면 문서의 편집 제한도 확인해 볼 만하다. 보안 설정이 걸린 PDF는 서명 도구가 제한될 수 있다. 이때는 비밀번호를 우회하려 하기보다 문서를 보낸 곳에 서명 가능한 파일을 다시 요청하는 편이 정확하다.

완성본을 다시 열어 이름, 날짜, 서명 위치, 빠진 페이지가 없는지 확인한다. 여러 장이라면 요청받은 모든 칸에 서명했는지도 본다. 나는 파일 이름에 ‘서명완료’를 붙여 두니 원본과 헷갈리지 않아 편했다. PDF 서명은 한 번만 해보면 다음부터는 종이를 출력하는 것보다 손이 덜 간다.